Creación del formulario y menú inicial

Acceso a LimeSurvey

Esta herramienta nos va a permitir crear, probar, ejecutar y analizar una encuesta.

Para poder utilizar esta herramienta, debemos acceder a la URL https://encuestas.educa.madrid.org/index.php/admin/authentication/sa/login,  nos pedirá las credenciales de EducaMadrid (usuario y contraseña) asociadas a una cuenta institucional o la cuenta de un profesor.

LimeSurvey es un software de código abierto, que está integrado dentro de los servidores de EducaMadrid, lo que implica que, a los resultados de esas encuestas sólo tendremos acceso nosotros. 

Pantalla inicio

Escritorio principal

Pantalla inicial

Una vez validados en la herramienta, se nos mostrará en el navegador el escritorio principal de LimeSurvery. Este escritorio está formado por una barra superior con los siguientes menús:

  • Menú encuestas, que a su vez tiene las siguientes opciones:

Opción encuestas

  • Usuario con el que hemos iniciado sesión

Usuario

 

Mi cuenta

Nos muestra la configuración de nuestra cuenta. Nos da opción a cambiar el correo electrónico y a modificar la contraseña.

Mi perfil

Encuestas activas

Nos muestra el listado de las encuestas que tenemos activas en este momento.

Encuestas activas

Lista de encuestas

Nos muestra todas los formularios que hemos creado, estén activos o no (simboliza los activas con un triángulo en verde y los inactivos con un cuadrado marrón).

Listado de encuestas

Grupos de encuestas 

Lo primero que haremos es crear grupos de encuestas, esto nos va a permitir organizar nuestros formularios.

Crear grupo de encuestas

Seleccionamos el menú encuestas (1) y dentro de este, Listar encuestas (2). Accedemos a la pestaña Grupos de encuestas (3) y pinchamos en "Crear un nuevo grupo de encuestas" (4). Después definiremos a qué grupo va a pertenecer nuestro formulario

Vamos a crear, por ejemplo, cuatro grupos de formularios:
Principal
Alumnos
Profesorado
Familias
Cada vez que creemos un formulario nos va a pedir incluirlo en uno de los grupos que hemos creado.

Crear una nueva encuesta

Elegiremos la opción Crear una nueva encuesta.
El proceso de creación conlleva los siguientes pasos:

  1. Configuración del formulario
  2. Definición de los participantes del formulario
  3. Publicación del formulario

 

Nueva encuesta

Para comenzar la creación de un nuevo formulario en la herramienta LimeSurvey debemos elegir la opción crear una nueva encuesta siguiendo una de las siguientes rutas:

  • Elegir la opción crear una nueva encuesta del menú Encuestas, del escritorio principal.
  • Elegir la opción listar encuestas del menú Encuestas, del escritorio principal y pulsar sobre el botón "crear una nueva encuesta", situado en la parte superior izquierda de dicha página.

Podemos crear, importar o copiar una encuesta. En nuestro caso vamos a crearla desde cero.

Elementos de texto

Nos aparece un menú con los distintos apartados.

Crear encuesta.png

Seleccionamos la pestaña Crear Y dentro de esta "Elementos del texto", donde tendremos que configurar los parámetros básicos en la pantalla principal de creación de un formulario::

En el título de la encuesta añadimos un nombre para nuestro formulario.
Lenguaje base: Español
Descripción: escribiremos un breve resumen sobre el contenido de nuestro formulario.
Mensaje bienvenida: es el mensaje que van a recibir al inicio los usuarios que van a rellenar el formulario .
Mensaje de despedida: es el mensaje que les aparece a los usuarios cuando terminen de rellenar el formulario.
Podemos crear una pregunta o un grupo de preguntas para hacer pruebas.
Cuando termine el formulario le podemos redirigir a una página web.
También podemos poner una descripción de esta dirección.

Configuración general

Configuración general

Nos aparecerá el propietario del formulario "profesor01.documentacion" , no es posible modificarlo.
Debemos seleccionar el grupo al que va a pertenecer este formulario, lo hemos creado previamente.
En formato vamos a decidir como van a aparecen las preguntas:

Configuración general, formato

  • Pregunta por pregunta: cada pregunta se visualizará en una página, en la que aparecerán botones de navegación para ir a la siguiente pregunta.
  • Sección por sección: aparecerá cada sección en una página, en la que aparecerán botones de navegación para ir a la siguiente o anterior sección.
  • Todos en Uno: todas las preguntas se visualizan en un página.

La plantilla no puede modificarse.

Presentación y navegación

Presentación y navegación

Podremos activar o desactivar las distintas opciones en función de nuestros intereses:

Mostrar nombre de la sección y/o la descripción:
    Mostrar ambos
    Mostrar sólo el nombre de la sección
    Mostrar sólo la descripción de la sección
    Ocultar ambos
Mostrar número y el código de la pregunta:
    Mostrar ambos
    Mostrar sólo el número de la pregunta
    Mostrar sólo el código de la pregunta
    Ocultar ambos
Mostrar hay N preguntas en la encuesta: indicará el número de preguntas de las que se compone el formulario.
Mostrar Pantalla de bienvenida: mostrará el mensaje que hemos puesto en la pantalla "Elementos del texto"
Permitir navega hacia atrás: el participante podrá volver hacia atrás en el formulario para modificar alguna pregunta si fuera necesario.
Mostrar un teclado en la pantalla: podremos rellenar el formulario directamente con el teclado que nos aparece en pantalla.
Mostrar Barra de progreso: Indica el porcentaje de preguntas del formulario que se han contestado y lo que le queda para terminar el formulario.
Los participantes pueden imprimir las respuestas: en algunos casos es importante que el participante tenga una copia con sus respuestas.
Cargar URL automáticamente cuando finalice la encuesta: si al terminar el formulario queremos que el participante vaya directamente a una dirección que hemos activamos en "Elementos del texto". Si está desactivado, aparecerá un mensaje con esa URL por si quiere visitarla.

Control de publicación y acceso

Publicación y acceso

Podemos definir fecha y hora de inicio y fecha y hora de finalización del formulario.
Mostrar al público la encuesta: si está activa aparecerá en la página de EducaMadrid de forma pública, si está desactivada sólo lo podrán realizar las personas que tengan la URL del formulario o que hayan sido seleccionadas a través de su correo electrónico.
Establecer una cookie para evitar participaciones repetidas: el formulario sólo se podrá rellenar una vez desde el mismo ordenador.
Utilizar CAPTCHA para el registro: se evitarán respuestas automatizadas de robot.

Administración de la notificación y de los datos

Notificación y datos

Sello de tiempo: va a indicar cuándo se ha realizado el formulario.
Guardar la dirección IP: indicará desde qué dirección se ha realizado el formulario.
Guardar la URL de origen: nos muestra la URL desde la que llega el formulario.
Guardar mediciones de tiempo: tiempo que ha estado realizando el formulario
Habilitar modo evaluación: permitirá utilizar los formularios como examen.
Los participantes pueden guardar y continuar más tardes: va a permitir hacer el formulario en varias veces o que se tenga que realizar de una vez.
Enviar notificación básica al administrador al siguiente correo electrónico: cada vez que alguien rellene un formulario recibiremos una notificación en el correo electrónico.
Enviar notificación detallada al administrador al siguiente correo electrónico: cada vez que alguien rellene un  formulario recibiremos una notificación, más detallada, en el correo electrónico.

Parámetros de configuración de encuestados

Configuración encuestados

Establecer la longitud de la contraseña: esta contraseña la recibirán en su correo las personas que van a responder el formulario.
Respuestas anonimizadas: si está activo, no podemos vincular la respuesta a su correo electrónico, serán anónimas.
Enviar correos electrónicos de confirmación: enviará un correo electrónico de confirmación cada vez que rellene un formulario no anónima.

Una vez finalizada la configuración del formulario, debemos guardarla.

Nos mostrará el formulario que hemos creado y nos dará opción a modificar su configuración.

Configuración encuesta

En la estructura es donde vamos a crear las distintas preguntas y secciones.

Si accedemos al listado de formularios, podremos comprobar que aparece nuestro formulario y si la seleccionamos nos va a permitir modificar la configuración y la estructura.

Lista de encuestas

Exportar una encuesta

El objetivo de esta operación es generar un fichero de encuesta cuya extensión es .lsa, que contiene toda la información del formulario o un fichero de estructura de encuesta cuya extensión es .lss o .txt, que sólo contendrá la estructura del formulario que estamos exportando.
El fichero obtenido nos proporcionará una copia de seguridad del formulario. Se lo podremos proporcionar a otro usuario de la herramienta LimeSurvey, lo podrá utilizar como base en una operación de importación y le permitirá definir un formulario a partir de la que hemos exportado nosotros.

Procedimiento a realizar

En el escritorio principal del formulario que queremos exportar, elegimos el botón Mostrar/Exportar del menú principal que está situado en la parte superior del escritorio.

Una vez seleccionada la opción Mostrar/Exportar en la ventana emergente que aparece elegiremos una de las dos primeras opciones.

Exportar encuesta
Formato de la encuesta



Si elegimos la primera opción, la exportación se realizará en un fichero de estructura del formulario (con extensión .lss) en el que se copiarán todos los grupos de preguntas o secciones, todas las preguntas junto con sus subpreguntas, respuestas y condiciones, si las tuviera.
La segunda opción sólo la podremos elegir sobre formularios activos y en este caso, la exportación se realizará en un fichero de formulario (con extensión .lsa) que permitirá definir un backup o copia de seguridad completa que incluye:

  • La estructura del formulario.
  • Las respuestas proporcionadas por los participantes del formulario hasta el momento en el que se realiza la exportación.

Una vez seleccionada una de las dos opciones limeSurvey empezará el proceso de descarga del fichero con el tipo de exportación elegido.

Importar una encuesta

El objetivo final de esta operación es definir un formulario a partir de un fichero de formulario (.lsa) o de estructura (.lss o .txt) asociado a un formulario previamente definido.

Importar encuesta

Procedimiento a realizar

En el escritorio principal de la herramienta LimeSurvey, podemos elegir una de las rutas siguientes para llegar a la pantalla que nos permitirá realizar la operación de importación:

  • Encuestas-->Importar una encuesta
  • Encuestas-->Crear una encuesta y elegimos la ficha/pestaña importar.
  • Botón Listar encuestas --->Botón Crear una nueva encuesta y elegimos la ficha/pestaña importar.

Independientemente de la ruta elegida llegaremos a la ficha Importar, en la que tendremos que realizar los siguientes pasos:

  • Pulsar el botón "Seleccionar archivo" para poder elegir el fichero de encuesta (.lsa) o de estructura (.lss o .txt) de encuesta en la ventana flotante de tipo navegador que se nos mostrará en pantalla.
  • Pulsar el botón Importar encuesta para finalizar la operación de importación

Importar encuesta

En el caso de haberse realizado el proceso de importación de forma correcta, podemos pulsar el botón Ir a la encuesta para acceder al formulario que acabamos de importar

Observaciones

Cuando finaliza el proceso de importación, aunque el nombre del formulario coincida con el del formulario que está almacenada en el fichero de importación, la fecha de creación no, por lo que no sobreescribe el original si ya existiese.

La operación de importación es más óptima cuando el formulario origen pertenece a otro usuario.

Copiar una encuesta

El objetivo de esta operación es obtener un nuevo formulario a partir de otro que ya tengamos previamente definido y por tanto disponible en nuestro escritorio principal de LimeSurvey.
La diferencia entre la operación de importar y la de copiar es que en ésta última no se utiliza un fichero de formulario ni de estructura de formulario, sino que se se realiza la operación directamente.

Procedimiento a realizar

El primer paso es seleccionar la opción copiar una encuesta, en la opción Encuestas del menú principal del escritorio principal.

Copiar encuesta

Observaciones

  • Cuando finaliza el proceso de copia, aunque el nombre del formulario coincide con el del formulario que está almacenada en el fichero de importación, la fecha de creación no, por lo que no sobreescribe la original si ya existiese.

  • La operación de copia es más óptima si es una encuesta nuestra que queremos duplicar.

Escritorio principal de una encuesta

Una vez que hemos creado un formulario, se visualiza su escritorio principal. Desde este escritorio realizaremos la configuración del formulario que acabamos de definir al igual que el resto de tareas relacionadas con el diseño o creación de un nuevo formulario. El escritorio principal de un formulario tiene la siguiente estructura:

Resumen de la encuesta

Estando en el escritorio principal del formulario, podemos empezar a realizar el diseño o creación de la misma.