Participantes
Los formularios pueden configurarse de tres manera distintas si nos atenemos a las características de los participantes:
- Formularios sin participantes definidos.
- Formularios con participantes definidos mediante registro voluntario.
- Formularios con participantes definidos por al administrador del formulario.
Formularios sin participantes definidos
- El formulario se configura como de "Acceso abierto" en el momento de su activación. De esta manera podrá rellenarlo cualquier persona, sin necesidad de identificarse y sin utilizar contraseña, solamente accediendo a la dirección url del formulario.
Formularios con participantes definidos mediante registro voluntario
- El formulario se configura como de "Acceso restringido" en el momento de su activación. Si activamos la opción "Permitir registro público" desde "Parámetros de configuración de encuesta", cualquier persona que acceda a la url del formulario deberá indicar su correo electrónico solicitando la participación en el formulario. En ese momento, recibirá un mensaje en la dirección de correo indicado con un enlace al formulario. Las respuestas quedarán vinculadas a ese correo electrónico por lo que no serán anónimas.
Activamos "Permitir registro público":
El formulario debe configurarse como de "Acceso restringido" en el momento de su activación.
Al ejecutar el formulario se mostrará la url que debe utilizar por ejemplo, en su página web. Cuando el usuario pinche en este enlace le aparecerá la siguiente pantalla:
Correo recibido:
Formularios con participantes definidos por el administrador del formulario
Para añadir los participantes de nuestro formulario podemos acceder desde:
- Menú horizontal "Participantes del formulario"> iniciar tabla de participantes
- Menú lateral "Participantes del formulario" >iniciar tabla de participantes
Iniciar tabla de participantes
Nos indica que se ha creado una tabla de participantes con 0 registros
Crear participante ficticio
Añadir participantes uno a uno de manera manual
Podemos rellenar todos los datos, aunque el dato obligatorio y que no podemos dejar en blanco es el correo electrónico.
Añadir participante a través de un archivo CSV
Debemos tener en cuenta que al crear un fichero CSV, debe tener tres campos obligatorios (firstname, lastname y email). Podemos crearlo con un editor de texto o con una hoja de cálculo. En este caso, lo vamos a crear con una hoja de cálculo.
El único campo obligatorio, igual que al añadir participantes de forma manual, es el email.
Guardamos el archivo con formato CSV. Debemos tener en cuenta que los campos han de estar delimitados por "," y debe llevar comillas dobles para delimitar los valores. Importamos este archivo y pulsamos el botón "Subir"
Si visualizamos nuestro archivo CSV con un editor de texto quedaría de la forma:
Si nos da error al subirlo, podemos editarlo, corregir los errores y volver a subirlo.
Mostramos los participantes y comprobamos que aparecen los participantes creados manualmente y los subidos desde el fichero CSV.
Mostrar participantes
A medida que vamos añadiendo participantes nos muestra el listado, también podemos pulsar el botón "Mostrar participantes".
Con los botones laterales podremos, de forma individual, editar un participante o borrarlo.
Seleccionamos los participantes y pulsamos el menú "participantes seleccionados", donde podremos:
- Edición masiva de encuestados
- Borrar
- Enviar invitaciones por correo electrónico
- Enviar recordatorio (por correo electrónico)
También podemos hacerlo de forma general.
Generar contraseñas
Antes de enviar los correos con la invitación para realizar el formulario, deben generarse las contraseñas.
Se generan códigos de acceso para cada uno de los participantes de manera individual
Nos muestra el resumen de participantes, en la tabla aparece como "Registros totales", pero aún no hemos enviado nada.
Antes de enviar las invitaciones por correo electrónico se debe activar el formulario
!!!!Antes debe activarse el formulario!!!!
Enviar invitación por correo electrónico
Nuestro siguiente paso es enviar la invitación por correo electrónico.
Volvemos a Participantes.
Podemos ver el correo que se enviará a los participantes desde "Plantillas de correos electrónicos" y personalizar los distintos mensajes.
Al usuario le llegará el mensaje:
Recordatorio: nos muestra un texto por defecto que podemos modificar y que enviará al participante como recordatorio. Los recordatorios sólo los recibirán los participantes que no hayan rellenado el formulario.
Confirmación: es el mensaje de correo electrónico que recibirá el usuario cuando haya contestado al formulario.
Mensaje que aparece en el correo del participante:
Registro: mensaje que llegará al administrador cuando el participante se registra para participar en un formulario en línea. Recordamos que esta opción solo aparece para "Formularios con participantes definidos mediante registro voluntario".
Notificación básica al administrador: mensaje que llegará al administrador cuando el participante responda a un formulario.
Notificación detallada al administrador: mensaje que llegará al administrador cuando el participante responda a un formulario.
Enviaremos la invitación por correo electrónico (recuerda que debemos situarnos en el menú Participantes):
Nos muestra el remitente, el asunto y el mensaje que van a recibir cada uno de los participantes, podemos modificarlo o dejar el que nos propone y darle "Enviar invitaciones".
Pulsamos continuar para que envíe los correos.
El participante ha recibido en su correo la invitación del formulario en la que le aparece:
- Un enlace para rellenar el formulario
- Si no desea participar en este formulario y tampoco desea recibir más invitaciones al mismo, le aparecerá otro enlace. Este dato aparecerá en las estadísticas del formulario.
Si pinchamos en el enlace para participar en el formulario, nos mostrará la contraseña ya rellena, debemos rellenar el capcha y accederemos al formulario. Una vez realizado, veremos como se refleja en el resumen del formulario.
El encuestado recibirá un correo de confirmación de participación en el formulario.
Enviar recordatorio por correo electrónico
Enviará un correo a los participantes del formulario recordando que deben rellenarlo. Este mensaje no se enviará a aquellos que ya han rellenado el formulario o que han indicado que no quieren participar.
Modificar las plantillas de correos electrónicos
Podremos modificar el correo electrónico a enviar antes de enviar un recordatorio. Este mensaje no se enviará a aquellos que ya han rellenado el formulario.
Borrar tabla de participantes
Podemos borrar la tabla de participantes accediendo al menú Participantes de la encuesta >Borrar tabla de participantes.
