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Biblioteca de Documentos

Biblioteca de documentos

La Biblioteca de Documentos nos permite almacenar archivos en la nube organizados según una estructura de carpetas y subcarpetas establecida en función de nuestras necesidades e intereses. Este recurso se puede utilizar para almacenar archivos de cualquier tipo o formato.

Cada espacio o sitio web tiene su propia Biblioteca de Documentos y a su vez, cada una de las páginas que componen un sitio web puede tener su propio Visor de la Biblioteca de Documentos, posibilitando la elección de determinadas carpetas y documentos para su visualización en una página concreta.

Para trabajar con la Biblioteca de Documentos podemos acceder de dos formas:

Recursos biblioteca de documentos

Añadir biblioteca de documentosAñadir Documento

Para subir un documento a la Biblioteca seguiremos los siguientes pasos:

Añadir un documento a la Biblioteca

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Documento básico":

2.- La herramienta nos presenta un formulario en el que tendremos que cumplimentar los siguientes campos:

Formulario para añadir nuevo documento

  • Archivo: aquí tendremos que indicar el fichero que queremos subir.
  • Incorporar un título y descripción del documento.
  • Por último, pulsaremos sobre 'Publicar'.

3.- El fichero comenzará a subirse y en la parte inferior podremos ver una barra de progreso:

4.- Una vez finalizado el proceso de subida se mostrará un mensaje de éxito y podremos comprobar que nuestro archivo está ya almacenado en la biblioteca.

Opciones de Documento

Una vez subido un documento a la Biblioteca podemos realizar algunas acciones sobre él:

Opciones a realizar sobre un documento

  • Descargar: nos permite visualizar el documento.
  • Editar: permite subir nuevamente el archivo, modificar su título, descripción, o añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para almacenar el documento dentro de la estructura creada.
  • Checkout: "bloquea" el documento evitando que otros usuarios con permisos puedan modificarlo mientras se está trabajando en él.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para el documento tales como ver, modificar, añadir comentarios, etc.
  • Enviar a la papelera: permite eliminar el documento de la Biblioteca de documentos.

Además, pulsando sobre el enlace del documento podremos ver algunos detalles del mismo: título, tipo de documento, fecha de creación y modificación, versión, historial de versiones, estado, nombre del usuario que lo subió, algunos metadatos.

Detalles del documento

Si los comentarios están activados, también podemos ver los comentarios, añadir o suscribirnos a los comentarios sobre los documentos. Por defecto, los comentarios aparecen activados.

Añadir Carpeta

Supongamos ahora que queremos tener organizados nuestros archivos en carpetas y subcarpetas con el fin de tener una gestión más eficaz de los mismos. Para crear una carpeta seguiremos los siguientes pasos:

Añadir carpeta

1- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Carpeta".
 2-A continuación cumplimentamos los datos que nos piden para la correcta creación de la carpeta y guardamos.
3- La herramienta nos mostrará un mensaje de éxito y comprobaremos que la carpeta ha sido creada.

Opciones de carpetas

Opciones de carpeta

  • Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta así como añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para la carpeta dentro de la estructura creada.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para la carpeta tales como acceder, añadir un documento, añadir una subcarpeta, etc.
  • Eliminar: permite borrar la carpeta creada.
  • Añadir subcarpeta: proporciona la posibilidad de crear una carpeta hija así como configurar los permisos de visualización que tendrá.
  • Acceder desde el escritorio: nos proporciona la URL de WebDAV que tiene la carpeta en el servidor de EducaMadrid.

Directorio de ficheros

Directorio de ficheros

El Directorio de ficheros es un espacio donde los usuarios registrados de EducaMadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Cada usuario dispone un Directorio de ficheros en su ámbito personal.
Cada web (centro, clase, departamento o comunidad virtual)  cuenta con su propio Directorio de ficheros.

Presenta grandes ventajas:

La capacidad de almacenamiento predeterminada es de 5 GB. Si superamos el tamaño máximo permitido, nos aparecerá un mensaje de error al tratar de subir los ficheros.

Esta cuota de almacenamiento incluye:

Podemos subir tanto archivos individuales como comprimidos en un zip pero tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

El acceso al Directorio de ficheros
  1. Desde el menú principal "Administración": accedemos a él desde cualquier página o sección de la web en la que nos encontremos. Desplegamos el menú "Administración" (1) y pulsamos sobre "Directorio de ficheros" (2)Acceso al directorio de ficheros
  2. Como un recurso insertado en una página: situados en la página o sección de nuestra web, pulsamos sobre "+Añadir". Se mostrará en el lateral izquierdo un nuevo menú con los diferentes recursos que podemos añadir a nuestro sitio web. Pulsamos sobre la categoría "Herramientas" (2), seleccionamos "Directorio de ficheros" (3) y pulsamos sobre "Añadir" (4).

     

    Añadimos el Directorio de ficheros desde la opción Aplicaciones

Independientemente del modo en que accedamos al Directorio de ficheros, siempre estaremos en el mismo espacio.

Cómo usar el Directorio de ficheros

Desde el Directorio de ficheros podemos realizar diferentes acciones: subir ficheros, eliminarlos, moverlos de carpeta, acceder a ellos desde cualquier ordenador y mantenerlo organizado a través de la creación de carpetas.

Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar