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Directorio de ficheros

Directorio de ficheros

El Directorio de ficheros es un espacio donde los usuarios registrados de EducaMadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Cada usuario dispone un Directorio de ficheros en su ámbito personal.
Cada web (centro, clase, departamento o comunidad virtual)  cuenta con su propio Directorio de ficheros.

Presenta grandes ventajas:

  • Podemos acceder a ellos desde cualquier parte y momento a través de Internet con la misma facilidad que si estuvieran almacenados en nuestro PC.
  • Facilita la reutilización de ficheros ya subidos a EducaMadrid en la creación de sucesivos contenidos.
  • Permite independizar los archivos de los contenidos donde son utilizados y viceversa.
  • Asigna a cada archivo almacenado una URL propia.

La capacidad de almacenamiento predeterminada es de 5 GB. Si superamos el tamaño máximo permitido, nos aparecerá un mensaje de error al tratar de subir los ficheros.

Esta cuota de almacenamiento incluye:

  • Los ficheros subidos al propio Directorio de ficheros.
  • Los contenidos creados mediante el Administrador de contenidos.
  • Los ficheros adjuntos a los contenidos elaborados con el Administrador de contenidos (imágenes y otros archivos multimedia...).

Podemos subir tanto archivos individuales como comprimidos en un zip pero tenemos que tener en cuenta lo siguiente:

  • El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 10 MB.
  • El tamaño del archivo .zip a subir no puede exceder los 100 MB.
El acceso al Directorio de ficheros
  1. Desde el menú principal "Administración": accedemos a él desde cualquier página o sección de la web en la que nos encontremos. Desplegamos el menú "Administración" (1) y pulsamos sobre "Directorio de ficheros" (2)Acceso al directorio de ficheros
  2. Como un recurso insertado en una página: situados en la página o sección de nuestra web, pulsamos sobre "+Añadir". Se mostrará en el lateral izquierdo un nuevo menú con los diferentes recursos que podemos añadir a nuestro sitio web. Pulsamos sobre la categoría "Herramientas" (2), seleccionamos "Directorio de ficheros" (3) y pulsamos sobre "Añadir" (4).

     

    Añadimos el Directorio de ficheros desde la opción Aplicaciones

Independientemente del modo en que accedamos al Directorio de ficheros, siempre estaremos en el mismo espacio.

Cómo usar el Directorio de ficheros

Desde el Directorio de ficheros podemos realizar diferentes acciones: subir ficheros, eliminarlos, moverlos de carpeta, acceder a ellos desde cualquier ordenador y mantenerlo organizado a través de la creación de carpetas.

Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar
  • El nombre de los ficheros NO debe contener la letra "ñ", acentos u otros caracteres no internacionales.
  • Debemos evitar nombrar archivos con varias palabras. Si queremos hacerlo, podemos unirlas con guiones bajos (ej. actividades_extraescolares.jpg).
  • El Directorio de ficheros no admitirá ficheros con un tamaño superior a 10 MB. Este límite es aplicable a cualquier tipo de fichero (.pdf, .doc, .gif, .jpg, .wmv, .ppt …).
  • Los ficheros .zip no podrán superar el tamaño de 100 MB.
  • No podrán existir en el Directorio de ficheros dos archivos con el mismo nombre. Cuando intentemos subir un fichero con idéntico nombre a otro ya almacenado, aparecerá el siguiente mensaje de error:

Mensaje que salta al intentar subir un archivo con el mismo nombre.

Acciones a realizar

Añadir ficheros

Pulsamos sobre "Añadir fichero".

Opción "Añadir fichero".En la pestaña "Fichero local"(1) pulsamos sobre "Examinar" (2) y seleccionamos el fichero que se encuentra en nuestro equipo. Opcionalmente, podemos introducir un "Título" y una "Descripción". Por último pulsamos en "Subir fichero" (3). Finalizado el proceso de subida del fichero, vemos la barra de progreso en verde con el texto de "100%" (4). Pulsamos sobre "Listado" (5) para ver el fichero subido.

Proceso para subir fichero

 

Al acceder a "Listado", vemos el fichero subido.

Añadir ficheros de un zip

Esta opción nos permite subir de manera simultánea varios archivos que tengamos comprimidos en un fichero .zip en nuestro equipo.

Para poder subir ficheros .zip, activamos las funciones avanzadas del Directorio de ficheros. Pulsamos en la parte superior sobre el símbolo "+" que aparece al lado de "+Avanzado" (1),  vemos la opción "Añadir ficheros de un .zip" (2) y pulsamos sobre ella.Activamos las opciones avanzadas para añadrir un fichero .zip al Directorio de FicherosAhora, pulsamos sobre "Examinar" (1) para seleccionar el fichero que tenemos en nuestro equipo y pulsamos sobre "Subir archivo"(2). Finalizado el proceso de subida del fichero, vemos la barra de progreso en verde con el texto de 100%. (3)

Progreso al subir fichero.Al subir el fichero, la herramienta lo descomprime. Al pulsar sobre "Listado", vemos que se han incorporado los archivos como ficheros independientes.Muestra ficheros subidos al descomprimir un archivo .zip.

Si el fichero .zip que subimos está compuesto por diferentes carpetas, la herramienta creará la misma estructura de carpetas que contenga el zip.

 

Eliminar fichero

Para eliminar un fichero, lo seleccionamos (1) y pulsamos en "Borrar" (2).

Seleccionar el fichero y pulsar en "Borrar".En el mensaje de confirmación para eliminar el fichero pulsamos en "Aceptar".

Mensaje de confirmación al borrar un mensaje.Finalizado el proceso de borrado, el fichero desaparece y vemos un mensaje informando que el fichero ha sido eliminado con éxito.

Mensaje de éxito que confirma el borrado de un fichero.

Mover a otra carpeta

Para mover ficheros a otra carpeta tenemos que tener activadas las funcionalidades avanzadas del Directorio de ficheros. Pulsamos en la parte superior sobre el símbolo "+" que aparece al lado de "+Avanzado" (1),  vemos la opción "Mover a carpeta..." (2).Activar función avanzada para mover los ficheros a otras carpetas.Seleccionamos los ficheros a mover (1) y pulsamos sobre "Mover a carpeta..." (2) En la ventana emergente seleccionamos la carpeta donde queremos mover el fichero (3).Procedimiento para mover un fichero a otra carpeta.Si al pulsar sobre "Mover a carpeta..." no vemos las carpetas, pulsamos sobre  "+" que aparece a la izquierda de la carpeta "Inicio" para que se desplieguen:

Desplegar carpetas para seleccionar la carpeta destino.Finalizado el proceso vemos un mensaje que indica que el fichero ha cambiado de ubicación

Mensaje que confirma que el fichero se ha movido con éxito.

Gestión de carpetas del Directorio de ficheros

Desde el Directorio de ficheros podemos crear carpetas, renombrarlas y eliminarlas. Para ver estas opciones pulsamos sobre "+Carpetas".

Administrar carpetas en el Directorio de ficheros.

Vemos las distintas opciones:Opciones al seleccionar la opción "+Carpetas".

Crear carpeta

Para crear una carpeta nueva pulsamos sobre "Nueva carpeta".Crear nueva carpeta.Ahora introducimos el "Nombre de la carpeta" (1), seleccionamos la "Carpeta padre" (2) y pulsamos en "Enviar" (3).Formulario para crear nueva carpeta.Creada la carpeta, accedemos directamente a la misma.Nueva carpeta creada.

Renombrar carpetas

Pulsamos sobre la carpeta que queramos renombrar (1) y seleccionamos "Renombrar carpeta actual" (2). En el formulario que vemos a continuación en el campo "Nombre de la carpeta" (3) introducimos el nuevo nombre y pulsamos en "Renombrar".Renombrar carpetaVemos que el nombre de la carpeta se ha modificado:

Carpeta renombrada

Eliminar carpetas

Pulsamos sobre la carpeta a eliminar (1) y seleccionamos "Borrar carpeta actual" (2). Vemos un cuadro de diálogo que nos informa que vamos a eliminar la información de la carpeta actual y subcarpetas, pulsamos en "Aceptar" (3).

Al eliminar la carpeta y subcarpetas los ficheros que tuviéramos almacenados en las mismas también se eliminarán.

Mensaje de confirmación al borrar una carpeta.Un mensaje nos indica que la carpeta ha sido eliminada y en el listado de carpetas, la carpeta eliminada ya no aparece:Mensaje de confirmación después de borrar una carpeta.

¿Cómo puedo usar un fichero ya almacenado en el directorio de ficheros?

Subido el fichero en el Directorio de ficheros podemos visualizarlo o descargarlo pulsando sobre el mismo. Esto dependerá de cómo tengamos configurado nuestro navegador.  Cómo visualizar un fichero.

Asistente de permisos del Directorio de ficheros

El Directorio de ficheros incorpora un "Asistente de permisos" que nos va a permitir gestionar documentos y carpetas a través de permisos de acceso que limitan las acciones que otros usuarios de EducaMadrid pueden hacer sobre nuestros documentos: añadir, actualizar o eliminar documentos y carpetas.

Los permisos se definen a nivel de carpeta completa y en función de los mismos un usuario podrá realizar más o menos acciones sobre nuestros ficheros.

Aspectos importantes a tener en cuenta
  1. Si tenemos nuestro Directorio de ficheros visible en una página pública, de forma predeterminada cualquier persona puede acceder a los ficheros que tengamos en él almacenados.
  2. Si no queremos que determinadas carpetas y sus ficheros sean visibles debemos cambiar sus permisos y restringirlos.
  3. Si en una página pública tenemos ubicado un enlace a un fichero almacenado en nuestro Directorio de ficheros y quitamos el enlace de la página, para que dicho fichero ya no sea accesible desde Internet deberemos restringir sus permisos de acceso.
Acceso al Asistente de permisos

Para acceder a los permisos de una determinada carpeta pulsamos sobre la carpeta (1), "Asistente de Permisos" (2) :Acceso Asistente de permisos.Vemos los diferentes permisos que podemos establecerOpciones de permisos y grupos de usuarios.

¿Qué permisos se pueden asignar?

En cada una de las carpetas podemos asignar los siguientes permisos:

  • "Ver los archivos contenidos en una carpeta y sus carpetas hijas": se podrá ver la carpeta con todos sus ficheros (propios y de otros). No se podrán subir, mover o borrar ficheros.
  • "Añadir archivos en una carpeta": cada usuario podrá subir, mover y borrar sólo sus propios ficheros.
  • "Gestionar una carpeta y sus carpetas hijas": se podrá gestionar y administrar la carpeta de forma completa, crear subcarpetas y subir ficheros, así como mover y borrar los ficheros propios y de otros.
¿A quién podemos asignar permisos?

Los permisos se asignan a "Grupos de Usuarios" siendo estos grupos los siguientes:

  • Cualquiera  puede:  esta opción solo aparecerá en los permisos de visualización.
  • Usuarios autenticados
  • Miembros de esta comunidad
  • Usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 1".
  • Usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 2".
  • Solo los administradores

Los permisos se establecen siempre a nivel de carpeta, por lo que debemos tener en cuenta que su asignación afectará a TODOS y cada uno de los archivos almacenados en la carpeta de referencia.

¿Cómo se asignan los permisos?

Desde el "Asistente de permisos"  en la columna de la derecha podemos ver los distintos permisos (1) y en la columna izquierda el grupo de usuarios al que se lo podemos asignar (2). Además si pulsamos sobre "?" (3) podremos conocer las acciones que permite efectuar cada uno de los permisos.

Por defecto, cualquier internauta tiene permisos para visualizar nuestros documentos pero no puede modificarlos. Sólo los administradores tienen permisos para añadir archivos o gestionar una carpeta.

Vista del asistente de permisos.Para asignar los permisos a un grupo de usuarios desplegamos el listado (1), seleccionamos el grupo de nuestro interés (2) y pulsamos en "Guardar" (3)

Asignar los permisos a un grupo de usuarios.Un mensaje nos indica que los cambios se han realizado correctamente.Mensaje de confirmación de cambio de permisos.

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