Directorio de ficheros

Directorio de ficheros

El directorio de ficheros es un espacio donde los usuarios registrados de EducaMadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Esta herramienta presenta grandes ventajas:

• Es una solución para todos aquellos usuarios que no quieren arriesgarse a perder datos, teniéndolos disponibles en cualquier parte y momento a través de Internet, con la misma facilidad que si estuvieran almacenados en su PC.
• Facilita la reutilización de ficheros ya subidos a EducaMadrid en la creación de sucesivos contenidos.
• Permite independizar los archivos de los contenidos donde son utilizados y viceversa.
• Asigna a cada archivo almacenado una URL propia.

Cada usuario dispone un directorio de ficheros en su ámbito personal.

En lo que a comunidades virtuales se refiere, el ámbito de contenidos de cada una contará con su propio directorio de ficheros, diferente al directorio de ficheros del ámbito personal.

La capacidad de almacenamiento predeterminada es de 5 GB.
Si superamos el tamaño máximo permitido, nos aparecerá un mensaje de error al tratar de subir los ficheros.

Esta cuota de almacenamiento incluye:

• Los ficheros subidos al propio Directorio de Ficheros.
• Los contenidos creados mediante el Administrador de contenidos.
• Los ficheros adjuntos a los contenidos elaborados con el Administrador de contenidos (imágenes, multimedia...).

Por tanto, es necesario tener en cuenta que el tamaño de los ficheros subidos al Directorio de Ficheros se irá restando de los 5 GB iniciales que tiene asignado cada ámbito (personal o de comunidad).

En cuanto al tamaño de cada archivo debemos contemplar dos posibilidades:
- Opción "Añadir Fichero": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 10 MB.
- Opción "Añadir ficheros de un zip": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 20 MB. Esta opción descomprime los ficheros que forman parte del paquete zip.

El acceso al Directorio de ficheros

1. Desde el Menú Principal "Administración":
Podremos acceder a él en cualquier momento y desde cualquier página o sección en la que nos encontremos. Para ello, desplegaremos el menú y pulsaremos sobre Directorio de ficheros.
Para salir del directorio pulsaremos sobre "salir".

2. Como un recurso insertado en una página: Insertándolo previamente en una de las secciones de nuestra página web.
Pulsaremos sobre "Añadir". Se mostrará en el lateral derecho un nuevo menú con los diferentes recursos que podremos añadir a nuestro sitio web. Pulsamos sobre la categoría "Herramientas" y seleccionaremos "Directorio de ficheros" pulsando sobre añadir.

Independientemente del modo en que accedamos al directorio de ficheros, siempre estaremos en el mismo espacio.

Cómo usar el Directorio de ficheros 

Desde el directorio de ficheros podremos realizar diferentes acciones que nos van a permitir subir ficheros, eliminarlos y moverlos de carpeta, también acceder a ellos desde cualquier ordenador en cualquier momento y la posibilidad de mantener organizado nuestro directorio de ficheros a través de la creación de carpetas.

Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar

• El nombre de los ficheros no debe contener la letra "ñ", acentos u otros caracteres no internacionales.
• Debemos evitar nombrar archivos con varias palabras. Si queremos hacerlo, podemos unirlas con guiones bajos (ej. actividades_extraescolares.jpg)
• El directorio de ficheros no admitirá ficheros con un tamaño superior a 10 Mb. Este límite es aplicable a cualquier otro tipo de fichero (.pdf, .doc, .gif, .jpg, .wmv, .ppt …).
• Los ficheros .zip no podrán superar el tamaño de 20 Mb.
• No podrán existir en el directorio de ficheros dos ficheros con el mismo nombre. Cuando intentemos subir un fichero con idéntico nombre a otro ya almacenado, aparecerá el siguiente mensaje de error:

Acciones a realizar

Añadir ficheros

Debemos pulsar el botón "Añadir fichero".

1. Nos posicionamos en la pestaña "Fichero local".
2. Pulsamos en Seleccionar archivo y nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo. 
3. Tenemos la opción de poner un Título y una Descripción al fichero. 
4. Pulsamos en Subir fichero.
5. Veremos la barra indicadora del proceso de inicio y fin.

Al pulsar sobre Listado veremos que nos aparece el fichero que acabamos de subir.

Añadir ficheros en un zip

Esta opción nos permite almacenar de forma simultánea varios archivos comprimidos en una carpeta zip. Para poder subir ficheros de un zip tendremos que seguir los siguientes pasos:

1. En primer lugar tendremos que activar las funciones avanzadas del Directorio de Ficheros. Para activarlas tendremos que pulsar en la parte superior sobre el símbolo "+ que aparece al lado de "Avanzado"". Hecho esto nos aparecerá la opción "Añadir ficheros de un .zip".

2. Estando en el directorio de ficheros, tendremos que pulsar sobre "Seleccionar archivo"
3. Nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo.
4. Pulsamos en Subir archivo.
5. Al pulsar sobre subir fichero empezará el proceso de subida, éste finalizará cuando la barra de color naranja pasa a color verde y ya nos ponga el 100% de subida.

Lo que hace la herramienta al subir un fichero zip, es descomprimirlo. Si pulsamos sobre Listado y volvemos al Directorio de ficheros vemos que se han añadido los ficheros que había comprimidos en el fichero zip como ficheros independientes.

Eliminar fichero

Para eliminar un fichero subido al directorio de ficheros, en primer lugar tendremos que seleccionarlo y posteriormente pulsar sobre Borrar. Al hacer esto, nos aparecerá un mensaje pidiéndonos confirmación para eliminar el fichero. Pulsamos en aceptar.

Una vez finalizado el proceso, veremos que el fichero ha desaparecido y nos aparecerá un mensaje informando que el fichero ha sido eliminado con éxito.

Mover a otra carpeta

Podemos mover ficheros de una carpeta a otra. Para ello previamente tendremos que haber activado las funcionalidades avanzadas del Directorio de Ficheros.

Seleccionamos los ficheros a mover y posteriormente pulsaremos en "Mover a carpeta..." En la ventana emergente tendremos que seleccionar la carpeta donde queremos mover los ficheros

Una vez finalizado el proceso, veremos que los ficheros han cambiado de ubicación.

Gestión de carpetas del Directorio de ficheros

Desde el directorio de ficheros vamos a poder crear carpetas, renombrarlas y eliminarlas. Para ello lo primero que tendremos que hacer será pulsar sobre "Carpetas".

Hecho esto veremos las diferentes opciones.

Crear carpeta

Para crear una carpeta nueva pulsaremos sobre Nueva Carpeta.

Introduciremos el nombre de la carpeta y el lugar del cual queremos que cuelgue. Después pulsaremos en Enviar.

Una vez se ha creado la carpeta, accederemos directamente en la carpeta para poder incorporar todos los contenidos que deseemos.

Renombrar carpetas

Para renombrar una carpeta tendremos que acceder a la carpeta que queramos renombrar y posteriormente pulsar sobre Renombrar carpeta:

A continuación introducimos el nuevo nombre y pulsamos en Renombrar.

En la siguiente pantalla vemos como el nombre de la carpeta ha sido modificado:

Eliminar carpetas

Para eliminar una carpeta, accederemos a la carpeta que queramos eliminar y pulsamos en Borrar carpeta actual. Al hacer esto nos aparecerá un cuadro de diálogo el cual nos indicará que va a eliminar la información de la carpeta actual y subcarpetas:

En el listado de carpetas veremos que la carpeta eliminada ya no aparece:

¿Cómo puedo usar un fichero ya almacenado en el directorio de ficheros?

Una vez tengamos el fichero en el directorio de ficheros, podremos acceder al archivo y visualizarlo;

1. Pulsamos sobre el nombre del fichero
2. El contenido se abrirá en una nueva ventana

Asistente de permisos del Directorio de ficheros

El Directorio de Ficheros incorpora un "Asistente de Permisos" que nos va a permitir mejorar la usabilidad y la confianza a la hora de gestionar documentos y carpetas. Este Asistente nos permite definir permisos de acceso para limitar las acciones que otros usuarios de EducaMadrid pueden hacer sobre nuestros documentos.

De esta forma vamos a determinar quién va a poder ver los ficheros del Directorio y quién va a poder modificarlos, es decir, añadir, actualizar o eliminar documentos y carpetas.

Dentro del Directorio de Ficheros sólo podemos definir permisos a nivel de carpeta completa. En función de los permisos que tenga un usuario sobre nuestras carpetas, verá más o menos opciones y podrá hacer más o menos cosas.

Antes de seguir avanzando, es muy importante tener en cuenta 3 ideas o conceptos fundamentales:

1.- Si tenemos nuestro Directorio de Ficheros visible en una página pública, de forma predeterminada cualquier persona puede acceder a los ficheros que tengamos en él almacenados.
2.- Si no queremos que determinadas carpetas y sus ficheros sean visibles hemos de cambiar sus permisos y restringirlos.
3.- En una página pública tenemos ubicado un enlace a un fichero almacenado en nuestro Directorio de Ficheros: si cuando quitemos el enlace de la página queremos que dicho fichero ya no sea accesible desde Internet, deberemos restringir sus permisos de acceso.

¿A quién podemos asignar permisos?

Los permisos se asignan a Grupos de Usuarios:

• A los guest (sólo permisos de visualización)
• A los usuarios autenticados
• A los miembros
• A los administradores
• A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 1".
• A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 2".

Los permisos se establecen siempre a nivel de Carpeta, por lo que debemos tener en cuenta que su asignación afectará a TODOS y cada uno de los archivos almacenados en la carpeta de referencia.

¿Qué permisos se pueden asignar?

• Ver los archivos contenidos en una carpeta y sus carpetas hijas: Se podrá ver la carpeta con todos sus ficheros (propios y de otros). No se podrán subir, mover o borrar ficheros.

• Añadir archivos en una carpeta: Cada usuario podrá subir, mover y borrar sólo sus propios ficheros.

• Gestionar una carpeta y sus carpetas hijas: Se podrá gestionar y administrar la carpeta de forma completa, crear subcarpetas y subir ficheros, así como mover y borrar los ficheros propios y de otros.

¿Cómo se asignan los permisos?

Para acceder a la definición de permisos de una determinada carpeta, debemos posicionarnos sobre dicha carpeta y pulsar sobre la opción "Asistente de Permisos".

Accedemos a una pantalla donde podemos asignar permisos a distintos grupos de usuario:

Cada uno de los combos de la izquierda identifica a un grupo de usuarios y a la derecha de cada uno de ellos se muestran los distintos permisos que podemos asignar. Al pulsar sobre el botón "Ayuda" podremos conocer las acciones que permite efectuar cada uno de los permisos.

Por defecto, cualquier internauta tiene permisos para visualizar nuestros documentos pero no puede modificarlos. Sólo los administradores tienen permisos para añadir archivos o gestionar una carpeta.