Webex 4.0

Webex 4.0 crea salas de videoconferencia donde sólo pueden acceder usuarios invitados con cuenta de EducaMadrid o los invitados externos que el profesor indique en la configuración del evento. Además permite al profesor grabar el evento y descargar la grabación posteriormente para subirla a la Mediateca o compartirla por Comparti2.

 Para usarlo, simplemente debemos seguir estos pasos:

1. Activamos el modo de edición.
2. Pulsamos en Añadir una actividad o un recurso.3. En la pestaña “Todos” seleccionamos Webex40.
   

Solamente es obligatorio completar el campo del "Título del evento". Este título servirá como identificador único del evento.

1. Título (obligatorio).
2. Descripción: Opcional, breve descripción del evento.
3.  Fecha de inicio: Por defecto marca la fecha del día en que se está creando el evento y la hora con 5 minutos de adelanto, para tener tiempo de completar los campos requeridos.
4. Fecha de finalización: Podemos indicar el final del evento. Con esta opción impedimos que puedan entrar en la videoconferencia los asistentes antes o después de la fecha y hora indicadas.
   • Ahora: Comienza en ese instante y no tiene final programado.
   • Sin duración: Comienza cuando indique la “Fecha de inicio” pero no finaliza.
   • Duración en minutos: Indica el final del evento desde el comienzo hasta cuando pasen los minutos indicados.
   • Hasta: Indica fecha y hora de finalización.
5. Participantes: Hay tres formas de añadir participantes al evento.
   
   
   • Usuarios: Aparecen los usuarios (alumnos y profesores matriculados en el curso). Podemos seleccionar uno a uno o eliminarlos pulsando en la X que hay en cada usuario o en la X que aparece en el cuadro de texto donde se van añadiendo.
     
     
     
   • Grupo: Muestra los grupos que existan en el Aula Virtual. Podemos añadir y quitar los grupos.
   • Curso: Pulsando el botón Añadir todos los alumnos del curso se añaden todos los usuarios (profesores y alumnos) matriculados en el curso. En este apartado también podemos marcar la opción "Activar autorecording". Marcando esta opción se graba automáticamente el evento, sin necesidad de pulsar el botón de grabación.
6. Añadir invitados: Podemos invitar al evento a usuarios que no estén matriculados en el curso (padres, otros profesores…). Se escribe el correo electrónico del invitado y pulsamos Enter para que se vaya añadiendo al cuadro de texto que aparece abajo. También se puede seleccionar un fichero CSV donde tengamos los correos electrónicos de los invitados a añadir, separados por comas. A estos invitados les llegará un correo electrónico con los datos del evento y la posibilidad de añadir el evento a su calendario asociado a ese correo.
7. El resto de las opciones son las comunes a las actividades y recursos de las aulas virtuales. Si lo deseamos, modificamos los Ajustes comunes del módulo, Restricciones de acceso y demás configuraciones, como en cualquier otra actividad.

Cuando esté configurado a nuestro gusto pulsamos en Guardar cambios y regresar al curso y ya tenemos el evento creado.

Comenzar la reunión

El evento se muestra en el aula virtual y al nombre del evento se le añade el nombre del profesor que ha creado el evento, ya que ese profesor es el organizador del evento y es el único que puede dar acceso a los participantes a la sala de videoconferencia. Otro profesor que acceda no será considerado organizador.

En el curso vemos el evento creado y en ese evento encontramos dos botones: Acceder y Grabaciones.

Acceder: Abre la sala de videoconferencia. Al entrar, nos pide nuestro correo electrónico de EducaMadrid. En la siguiente pantalla introducimos nuestro nombre de usuario (sin @educa.madrid.org) y la contraseña de EducaMadrid. Esto sólo lo pedirá la primera vez que entremos y mientras no cerremos el navegador.Si no tenemos Webex instalado en nuestro equipo, pulsamos sobre Entre desde su navegador en la siguiente pantalla:Accedemos a la pantalla de Webex donde podemos configurar el audio y micro que queremos emplear.Para comenzar la videoconferencia pulsamos en Iniciar reunión (botón verde de la zona inferior derecha de la pantalla).

Importante: aunque otro profesor, con permisos de edición matriculado en el curso, pueda modificar las opciones de un evento WebEx ya creado, el organizador del evento siempre será el que lo creó la primera vez. Por eso aparece su nombre en el título del evento.

Silencio al entrar

Es recomendable configurar la reunión para que los participantes entren con el micrófono desactivado.

Para ello pulsamos Participantes (1) y a continuación en el botón Silenciar a todos (2) de la parte inferior de la pantalla. En ese momento se abrirá una nueva ventana donde podemos dar la opción a que los participantes puedan abrir sus propios micrófonos o desmarcar la casilla para que los participantes no puedan abrir sus micrófonos.

Esta opción solo puede ser modificada por el anfitrión de la sala.

Funcionamiento durante la reunión

Iniciar vídeo

Esta opción muestra lo que capte nuestra videocámara. Para activarla, pulsamos en el botón Iniciar vídeo. Al hacerlo, si disponemos de varias cámaras podemos escoger la deseada pulsando en el desplegable que aparece en el propio botón.

Podremos activar o desactivar la cámara en cualquier momento.

Compartir pantalla

Para mostrar nuestra pantalla pulsaremos en el botón de la parte inferior Compartir, desde donde podremos elegir que pantalla o aplicación a compartir.

En el momento que seleccionemos la pantalla o ventana que queramos compartir comenzará a ser visible para los demás usuarios de la reunión.

Podemos dar permisos a otro usuario para que muestre su pantalla pulsado en Participantes (1), en los tres puntos  que aparecen a la derecha del usuario (2) y Convertir en presentador (3) . En ese momento al usuario le aparecerá el botón Compartir, desde donde podrá escoger qué ventana o pantalla mostrar.

Grabar

Para Grabar la videoconferencia,  pulsamos en el botón del menú inferior Grabar(1) y luego nuevamente en Grabar (2).Una vez iniciada la grabación podemos ver la duración de la grabación y los controles de Pausar (1) y Detener la grabación (2)Una vez la reunión haya terminado, si volvemos al Aula Virtual y pulsamos en Grabaciones de cualquier recurso Webex4.0 veremos una lista de las grabaciones realizadas con una antigüedad de menos de 4 meses, ya que las grabaciones de más de 4 meses se borrarán automáticamente.

Las grabaciones pueden tardar varias horas en estar disponibles.

Desde esta ventana podemos:

• Filtrar las grabaciones por fechas: completamos los campos Fecha desde y Fecha hasta y pulsamos el botón Consultar. De esta manera podremos consultar sólo las grabaciones del rango temporal seleccionado.
• Listado con las grabaciones:  podemos realizar dos acciones:

1. 1. Descargar (bajar a nuestro PC para posteriormente hacer uso de ellas).
   2. Eliminar (borrarla por no necesitar de su uso).

• Actualizar Listado: comprueba y descarga los vídeos de grabaciones que aún no están en la lista. Pueden tardar varias horas en estar disponibles.
• Volver: al pulsar sobre este botón volvemos a la página principal de nuestra aula virtual.

Ver participantes

Pulsamos sobre el icono Participantes (1) para ver la lista de personas que se han conectado a la reunión (2). En el caso de usuarios externos a EducaMadrid que sean invitados a la reunión, les damos acceso pulsando sobre Dejar entrar (3).

Finalizar reunión

Pulsamos sobre el aspa roja para finalizar la reunión.

Moderar reuniones

Silenciar

Podemos silenciar nuestro micrófono pulsando en la opción Silenciar.Como organizador de la reunión también podemos silenciar a los demás participantes. Para ello pulsaremos en el icono del micrófono que aparece en la esquina superior derecha de cada participante.También podemos pulsar en Silenciar a todos que aparece en la parte inferior derecha del listado de participantes para silenciar a todos los participantes.

Desactivar silencio

Podemos permitir a los participantes desactivar su propio silencio o bloquear esa posibilidad. Para ello pulsaremos en (1) Participantes, (2) Silenciar, (3) Silenciar a todos y marcar o desmarcar la casilla Permitir a los asistentes que desactiven su propio silencio.

También podemos desbloquear manualmente el silencio de uno o varios usuarios.

Enviar al lobby (sala de espera)

Para enviar a la sala de espera (lobby) a un usuario, debemos pulsar en Participantes (1), pulsar en los tres puntos  (...)  que aparecen en la parte derecha del usuario (2) y seleccionar la opción Mover al lobby (3), en ese momento el usuario pasará a una zona de espera desde la cual no podrá acceder a la reunión hasta que el administrador lo permita.Para volver a permitir el acceso a la sala pulsaremos en Participantes (1), donde veremos un mensaje en la parte superior indicando que el usuario se encuentra en una sala de espera y pulsaremos en Admitir (2).

Si pulsamos en la opción Quitar, el usuario será expulsado.

Expulsar

Para expulsar a un usuario debemos ir a  Participantes (1), pulsar en los tres puntos (...)  que aparecen a la derecha del usuario (2) y hacer clic en la opción Expulsar (3)

Sesiones de grupos

Para activar las sesiones de grupos pulsaremos en los tres puntos que aparecen en la parte inferior de la pantalla (1) y seleccionaremos Activar sesiones de grupos (2).Una vez hecho esto, para gestionar las sesiones de grupos pulsaremos en el botón Sesiones de grupos que aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

Después aparecerá una nueva ventana donde podemos configurar algunos parámetros de las sesiones, como:

• El número de sesiones de grupos.
• Asignar a los participantes:
  • Automáticamente.
  • Manualmente.
  • Permitir que los participantes elijan cualquier sala.

En nuestro caso hemos configurado dos sesiones de grupo y queremos asignar a los participantes manualmente. Al pulsar sobre Crear asignaciones, se desplegará una nueva ventana, donde podremos repartir a los usuarios en las sesiones seleccionando a los usuarios y arrastrándolos a las salas correspondientes.Una vez pulsemos en Iniciar sesiones de grupos habremos creado dos salas independientes a la reunión principal.

Usuarios de Webex

El uso de Webex está asociado a licencia mediante el correo personal de EducaMadrid. Todas las cuentas personales de profesores disponen de licencia. Las cuentas impersonales (institucionales, dirección, departamento, etc.) pueden no estar operativas con Webex. Los alumnos tienen un permiso limitado que no les permite crear videoconferencias.

Debemos usar cuentas personales de EducaMadrid, no institucionales.

Las cuentas de profesores de reciente incorporación pueden necesitan un plazo de hasta 24 horas para estar operativas.

Acceso como alumno

Los estudiantes solo pueden acceder al evento haciendo clic en el botón "Acceder" o en el enlace del título del evento. Si el evento se encuentra dentro del rango de fechas establecido por el profesor, el estudiante podrá acceder al mismo. Al entrar por primera vez, y mientras el navegador no se cierre, aparecerá una ventana de Webex en la que se deberá introducir la dirección de correo electrónico de EducaMadrid. Luego aparecerá la ventana de acceso donde se debe teclear el usuario y contraseña de EducaMadrid, sin incluir "@educa.madrid.org".

Una vez que se ha introducido la información de acceso correctamente se debe hacer clic en "Unirse a la reunión", que se encuentra en la parte inferior derecha. Si el organizador de la reunión aún no ha entrado se le notificará al estudiante que deberá esperar hasta que comience la reunión.

Una vez que el profesor organizador ha entrado la reunión comenzará. Si el profesor organizador ya estaba dentro de la reunión el estudiante accederá directamente.Las opciones disponibles en la sala serán las habituales de Webex.

Invitado al curso

Si eres un usuario que ha sido invitado a un curso y entras como invitado, al hacer clic para acceder a la reunión se abrirá una ventana de Webex en la que se te pedirá que teclees tu nombre y correo electrónico. Luego, serás dirigido a la sala de espera y tendrás que esperar hasta que el profesor organizador te permita el acceso a la reunión.

Invitado al Evento

Si has sido invitado a un evento recibirás un correo electrónico con un enlace al mismo. Al hacer clic en el enlace se abrirá una ventana de Webex donde tendrás que proporcionar tu nombre y correo electrónico. Después de proporcionar esta información serás dirigido a la sala de espera y tendrás que esperar hasta que el profesor organizador te permita el acceso a la reunión.

Entrar a la videoconferencia

Al entrar en la videoconferencia debemos permitir que la aplicación use nuestros dispositivos de audio y vídeo. Esto puede mostrarse de distintas formas según qué navegador usemos.

Una vez dados los permisos de audio y vídeo, hay que clicar en "Iniciar una reunión".